Goindoti- Sistem informasi berdasarkan area fungsional adalah merupakan sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam suatu perusahaan dengan perusahaan lain berbeda-beda. Sedangkan didalam suatu perusahaan/ organisasi itu sendiri juga memiliki sejumlah area fungsional bisnis seperti akuntansi, pemasaran, produksi, dan sebagainya seperti tampak dalam tabel sebagai berikut:
4.1. ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM/S.I.A
SIA merupakan salah satu dari jenis SI ditinjau dari segi fungsionalnya juga merupakan bagian dari sistem berbasis komputer/CBIS yang mengubah data akuntansi menjadi informasi sekaligus merupakan susunan dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasi data keuangan menjadi informasi keuangan.
Dokumen --------- ► formulir, catatan-catatan akuntansi, bukti-bukti transaksi
Alat komunikasi ---►Komputer dan perlengkapannya, telpon, faks, dan lain-lain.
Informasi Keuangan -------- ► Laporan Keuangan ----- ► Informasi tentang
- Pendapatan dan biaya
- Aktiva dan kewajiban serta ekuitas
- Penjualan, Piutang, pembelian, utang, dan lain-lain.
Tujuan utama SIA adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing. Tugas utama sistem informasi akuntansi adalah:
1. Pengumpulan data
setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi.
2. Manipulasi data
data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi, operasi manipulasi data meliputi:
a. Pengklasifikasian.
Identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi. Misalnya suatu catatan gaji mencakup kode yang mengidentifikasikan pegawai (nopen) depatemen pegawai itu (nodep) dan klasifikasi gaji pegawai.
b. Penyortiran
Catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode / elemen data lain. Misalnya file catatan gaji disusun sehinggan semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.
c. Perhitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen data untuk menghasilkan elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya upah perjam dikaitkan dengan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
d. Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yang perlu disentesis/ disarikan menjadi entuk total, subtotal , rata-rata dan seterusnya.
3. Penyimpana data -> dalam suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, diperusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan disuatu tempat hingga diperlukan, data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam databaseadalah data akuntansi.
4. Penyiapan dokumen -> SIA menghasilkan output perorangan dan organisasi baik didalam/diluar perusahaan. Output tersebut dipacu dalam dua cara:
a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi, contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
b. Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tetentu, contohnya cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat.
Sedangkan peranan SIA, antara lain:
1. SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
2. SIA menyediakan database yang menyediakan banyak input bagi subsistem lainnya yang dapat digunakan untuk pemecahan permasalahan
SIA mempunyai alur input - proses - output, sebagai berikut :
1) Daur Operasional
Merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi/ kejadian ekonomi sampai terekamnya transaksi tersebut dalam dokumen-dokumen. Terdiri dari subsistem
a. Daur/siklus pendapatan (revenue cycle)
Mencakup kegiatan penjualan .barang/jasa, penagihan dan pembayaran yang berkaitan.
b. Daur/siklus pengeluaran (expenditure cycle)
Mencakup kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu, biaya faktor input lainnya, pelunas kewajiban.
c. Daur/siklus produksi (production cycle)
Mencakup kegiatan manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi produk dan jasa.
d. Daur/siklus keuangan
Mencakup kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang, manajemen modal termasuk kas.
2) Daur Penyusunan Laporan
Daur yang mengubah dokumen hasil transaksi dari daur operasi menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan maupun laporan manajemen
Atau SIA terdiri dari subsistem-subsistem sebagai berikut :
- Subsistem penjualan
- Subsistem pembelian
- Subsistem produksi
- Subsistem keuangan
- Subsistem penyusunan laporan
Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan(General Ledger)
sistem ini memproses rangkuman aktivitas siklus transaksi mengukur dan melaporkan status sumberdaya keuangan dan perubahan-perubahan sumberdaya tersebut. Serta mengkomunikasikan informasi ini kepada pemakai eksternal tersebut contohnya laporan keuangan, pengembalian pajak, dokumen hukum, dan lain-lain.
Sistem Pemrosesan Transaksi
Merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi yang melakukan :
- Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan
- Mencatat transaksi keuangan dalam jurnal dan buku besar
- Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke bagian operasi untuk kegiatan operasi harian.
Sistem Pelaporan Manajemen -> Menyediakan informasi keuangan internal yang diperlukan untuk manajemen.
Untuk karakteristik informasi pada setiap jenjang manajemen (kelompok internal) dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Lebih banyak waktu yang dicurahkan untuk kegiatan
- Info yang dibutuhkan lebih banyak bersifat ikhtisar
- Info yang dibutuhkan lebih banyak bersifat eksternal (environment)
- Lebih banyak waktu yang dicurahkan untuk kegiatan pengendalian,
- Info yang dibutuhkan lebih bersifat rinci dan rutin
- Info yang dibutuhkan lebih banyak bersifat internal
Sistem informasi akuntansi yang efisien dan efektif didasarkan pada prinsipprinsip
dasar berikut ini
a. Cost effectiveness (efektifitas biaya)
Dalam membangun suatu sistem informasi akuntansi, harus mempertimbangkan adanya efektifitas biaya. Manfaat dan keuntungan yang diperoleh dari implementasi sistem informasi akuntansi harus melebihi biaya yang diperlukan untuk menyediakan sistem informasi tersebut.
b. Useful Output
Output yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi harus bermanfaat bagi semua pihak. Agar dapat dimengerti, informasi harus dapat dimengerti, relevan, reliable, tepat waktu dan akurat. Oleh karena itu dalam membangun sistem informasi akuntansi, perancang sistem informasi akuntansi harus mempertimbangkan kebutuhan dan pengetahuan dari berbagai macam pengguna.
c. Flexibility (fleksibilitas)
Sistem informasi akuntansi harus fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi. Sistem akuntansi harus dapat mengakomodasi kebutuhan berbagai macam pengguna dan adanya perubahan informasi yang diperlukan.
Untuk kelompok eksternal , pada umumnya memerlukan informasi yang bersifat umum dalam bentuk laporan keuangan (neraca, laporan L/R, arus kas, catatan akuntansi) dan penyusunan inforamsi. Terdiri dari : kreditur, pemegang saham, badan pajak (pemerintah), pemasok, pelanggan, bank, BAPEPAM, masyarakat umum.
Bank BAPEPAM -> menerima informasi dalam bentuk keuangan, pengembalian
pajak, laporan-laporan lain.
Pelanggan Pemasok -> menerima informasi berorentasi transaksi seperti
pembelian, penagihan, dokumen, pengiriman barang dan lain-lain.
4.2. FINANCE INFORMATION SYSTEM/S.I.K
Penjelasannya :
a. Subsistem intelijen keuangan berfungsi untuk mengidentifikasi sumbersumbern keuangan eksternal yang dapat menambah dana bagi perusahaan.
b. Subsistem audit internal berfungsi untuk menangani hasil-hasil audit secara internal.
c. Subsistem pemrosesan transaksi berupa sistem informasi akuntansi yang menghasilkan data-data keuangan.
d. Subsistem peramalan dan perencanaan keuangan berfungsi melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan saat ini dan terproyeksi dalam bisnis, membantu menentukan kebutuhan pendanaan dalam bisnis dan analisa metode-metode alternatif pendanaan.
e. Subsistem manajemen dana berguna untuk membantu pengelolaan aset.
f. Subsistem pengendalian keuangan berfungsi untuk melakukan evaluasi keuangan dan dampak keuangan terhadap pengeluaran modal yang diajukan.
Arahan untuk menunjukkan fungsi-fungsi sistem informasi keuangan dapat diwujudkan secara administrasi yang tertera pada bentuk-bentuk formulir, bukubuku catatan akuntansi serta laporan yang disajikan. Adapun fungsi-fungsi tersebut, adalah:
1. Untuk mementukan hasil daripada pelaksanaan operasi perusahaan, meliputi adanya pemisah keterangan jumlah barang dan uang dari catatan-catatan perusahaan serta pemmbuat laporan untuk pimpinan.
2. Untuk dapat mengikuti jalannya harta dan hutang perusahaan.
3. Mempermudah perencanaan kegiatan-kegiatan perusahaan, tindak lanjut dari pada pelaksanaan dan perbaikan dari rencana-rencana.
Cakupan sistem informasi keuangan
- Pengelolaan kas dan sekuritas, peramalan dan pengelolaan posisi kas
- Capital Budgeting, Evaluasi resiko dan return dari modal
- Pengelolaan investasi
- Perencanaan keuangan, Peramalan performansi keuangan dan kebutuhan dana
4.3. MANUFACTURING INFORMATIN SYSTEM/ SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
Sistem informasi manufaktur mencakup semua aplikasi komputer dalam area manufaktur sebagai sistem konseptual.
1) Subsistem input
a. Subsistem informasi akuntasi -> Tugas pengumpulkan data yang menjelaskan operasi produksi paling dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukan data kedalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut paling sering berbentuk dokumen dengan bar codes yang dapat dibaca secara optis. Media lain meliputi dokumen dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut ditransmisikan kekomputer pusat untuk memperbaharui data base.
b. Subsistem Industrial Engineering -> analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Bagian penting industri engineering melibatkan pengaturan standar produksi suatu unsur penting dalam menerapkan managemant by exception diarea manufaktur.
c. Subsistem intelijen manufaktur -> membuat manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin.
2) Sub sistem output
a. Sub sistem produksi -> segala hal bersangkutan dengan proses yang terjadi disetiap divisi kerja ataupun departemen yang mengukur produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.
b. Sub sistem persediaan -> tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar dimana suatu barang dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya, dan tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan dari separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock. Subsistem persediaan memberikan jumlah
stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input, biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Dan fungsi dari sub sistem persediaan adalah mengukur volume aktifitas produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi bahan jadi.
c. Sub sistem kualitas -> semua hal yang berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Fungsi dari sub sistem kualitas adalah mengukur kualitas material saat material diubah. Banyak hal lain yang bukan unsur mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses (Process Control), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun material. Sub sistem kualitas mempunyai pendekatan khusus untuk meningkatkan kualitas produksinya dengan menggunakan total quality management (TQM) yaitu manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi semua pelanggan.
d. Sub sistem biaya -> tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Sub sistem biaya berfungsi untuk mengukur biaya yang terjadi selama proses produksi terjadi antara lain biaya pemeliharaan
dan biaya pembelian.
Manfaat SI Manufaktur di dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
- Hasil produksi perusahaan lebih cepat dan tepat waktu karena sistem informasi manufaktur menggunakan komputer sebagai alat prosesnya.
- Perusahaan lebih cepat memperoleh informasi yang akurat dan terpercaya.
- Arsip lebih terstruktur karena menggunakan sistem database
- Sistem informasi manufaktur yang berupa fisik robotik, hasil produksi semakin cepat, tepat dan berkurangnya jumlah sisa bahan yang tidak terpakai.
Sistem informasi manufaktur menggunakan teknologi informasi baik untuk proses sistem informasi maupun proses sebagai sistem produksi fisik. Adapun penggunaan teknologi informasi sebagai sistem informasi adalah:
- ROP (reorder point) -> suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point).
- MRP (meterial requirements planning) -> suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi
- MRP II (material resource planning) -> suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil persediaan dan memperkerjakan mesin secara efektif.
- JIT (Just-in-time) -> suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya”
Penggunaan teknologi sistem informasi sebagai sistem produksi fisik, antara lain:
- Robotik (Industrial Robots/IR)
- Computer Aided Manufacturing (CAM) -> Sistem berbasis komputer yang digunakan untuk mengontrol suatu proses produksi.
- Computer Aided Design (CAD) -> Sistem yang menggunakan komputer untuk
merancang suatu produk (mobil, kapal, pesawat terbang, dan sebagainya)
4.4. MARKETING INFORMATION SYSTEM/ SISTEM INFORMATION PEMASARAN
Sistem informasi pemasaran terdiri dari beberapa bagian atau subsistem antara lain:
- Subsistem riset pemasaran -> sistem yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan dan analisis data pelanggan dan calon pelanggan dan calon pelanggan.
- Subsistem informasi pemasaran -> subsistem yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan dan analisis terhadap pesaing.
- Subsistem pemrosesan transaksi -> subsistem berupa sistem informasi akuntansi.
- Subsistem produk -> untuk membuat rencana produk baru.
- Subsistem tempat -> untuk pengambilan keputusan terhadap penentuan tempat yang sesuai dengan pelemparan produk yang dihasilkan.
- Subsistem promosi -> untuk melakukan analisis terhadap promosi yang dilakukan untuk meningkatkan penjualan.
- Subsistem harga -> untuk membantu menetapkan harga terhadap produk yang dihasilkan.
- Subsistem peramalan penjualan -> untuk melakukan peramalan penjualan
Cakupan sistem informasi pemasaran:
- Manajemen penjualan
- Otomatisasi armada penjualan (Sales Force Automation)
- Manajemen Produk
- Iklan dan promosi
- Penelitian pasar dan peramalan penjualan
- Layanan dan dukungan pelanggan
- Pemasaran interaktif
4.5. HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM/H.R.I.S/S.I.S.D.M
Sistem informasi sumber daya manusia/SISDM/HRIS. Selain HRIS, sering juga dipakai istilah HRMIS ( Human Resource Management Information System ) dan HRMS ( Human Resource Management System ). Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning.
ERP merupakan informasi manajemen yang mengintegrasikan dan mengoptimasikan semua atau jumlah proses bisnis dengan aspek operasi atau produksi sebuah perusahaan. ERP seringkali disebut dengan back office system, yaitu mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik tidak dikaitkan langsung. Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Penjelasan:
- Sub sistem penggajian ( Payroll ) -> sub sistem yang berkaitan dengan pembayaran gaji, upah, dan tunjangan. Sub sistem ini acapkali merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi.
- Sub sistem riset SDM -> menangani penelitian mengenai suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian tentang keluhan yang disampaikan oleh pegawai.
- Sub sistem intelejen SDM -> sub sistem yang menggunakan informasi eksternal yang berhubungan dengan mitra kerja ( Stakeholder ) yang mencakup pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat umum, lembaga keuangan bahkan pesaing.
Keberhasilan setiap perusahaan akan ditentukan oleh SDM yang baik, dan pada setiap perusahaan pasti memiliki SISDM atau Human Resource Information System (HIRS) memiliki subsistem output, antara lain:
- Subsistem perencanaan SDM -> menangani identifikasi sumber daya manusia dalam perusahaan yang digunakan untuk melaksanakan sasaran jangka panjang perusahaan, misalnya, keterampilan dan pengetahuan tertentu yang di kuasai oleh pegawai dapat direncanakan untuk menangani proyek tertentu.
- Subsistem perekrutan -> menangani aktivitas yang berhubungan dengan penyeleksian calon pegawai.
- Subsistem managemen tenaga kerja -> subsistem yang antara lain yang berhubungan dengan pengembangan SDM dalam hal keterampilan dan pengetahuan, melalui pelatihan-pelatihan atau pendidikan.
- Subsistem pelaporan lingkungan -> susbsitem yang digunakan untuk menghasilkan laporan yang dialamatkan untuk lingkungan perusahaan, terutama ditunjukan kepada pemerintah dan serikat buruh .
Cakupan sistem informasi sumber daya manusia
a. Sistem Strategis
- Ketenagaan -> perencanaan ketenagaan dan pelatihan angkatan kerja
- Pelatihan dan pengmbangan -> perencanaan suksesi
- Administrasi dan kompensasi -> perhitungan biaya kontrak dan prediksi gaji
b. Sistem Taktis
- Ketenagaan -> analisis dan penganggaran biaya buruh dan dan analisa turnover
- Pelatihan dan pengembangan -> efektifitas pelatihan dan pemanduan karier
- Administrasi dan kompensasi -> efektifitas kompensasi dan analisis ekuitas serta analisis preferensi benefit
c. Sistem Operasional
- Ketenagaan -> rekruiting dan perencanaan dan penjadwalan angkatan kerja
- Pelatihan dan pengembangan -> penelitian skill dan evaluasi performansi
- Administrasi dan kompensasi -> kontrol gaji dan administrasi benefit
Manfaat-manfaat khusus dari sistem informasi SDM adalah menilai suplai SDM
yang meliputi:
1. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan guna mengisi kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.
2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan pensiun atau akan diberhentikan.
3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik/kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal.
4. Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan recruitment, seleksi, pelatihan, dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan pekerjaan.
6. Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantianpergantian dan promosi-promosi.
7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya financial dari setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya financial dari setiap kenaikankenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi.
8. Riset sumber daya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru.
9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar